Integritetspolicy

Dataskyddsförordningen (GDPR, General Data Protection Regulation 2016/679/EC) reglerar hur vi får behandla dina personuppgifter. Det är viktigt för oss att du är medveten om hur vi samlar in, använder och skyddar din personliga information. Vi har därför listat nedan grundläggande integritetsprinciper för att förtydliga detta.

Personuppgiftsansvariga - våra grundläggande integritetsprinciper

North Sweden Cleantech värnar om din personliga integritet och dina personuppgifter. Vi eftersträvar en hög nivå av dataskydd och följer de gällande lagar, branschregler och andra relaterade standarder som finns för att skydda privatpersoners integritet och rättigheter. 

Kompetensspridning i Umeå AB är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter. Vi ansvarar för dina uppgifter (t.ex. namn, födelsedata, kontaktuppgifter) och hanterar dem enligt gällande dataskyddslagstiftning.

Du är välkommen att kontakta oss om du har frågor om integritet och dataskydd via e-post: dataskydd.ukf@umea.se.

Insamling av personuppgifter

När du är i kontakt med oss kan du komma att lämna information till oss om dig själv eller din verksamhet som anses utgöra personuppgifter enligt dataskyddslagstiftningen, till exempel om du:

• Besöker eller registrerar dig på någon av våra webbplatser och genom vår användning av cookies.
• Tecknar avtal med oss för tjänster (datainsamling via e-tjänster; t ex webbformulär).
• Lämnar personuppgifter i samband med arrangemang och mässor mm.
• Lämnar information om dig själv via kommunikation med oss på andra sätt t ex; skriftligt/e-post, telefonsamtal eller sociala medier.
• Lämnar information om din verksamhet för publicering på någon av våra webbplatser samt i tryckt material

Information som vi samlar i samband med ovan aktiviteter kan till exempel innehålla:

Ditt namn, personnummer, faktureringsadress och fastighetsadress, kontaktinformation, all nödvändig information för fakturering (om tillämpligt) och eventuella ytterligare uppgifter du ger oss.

Från vilka källor inhämtar vi dina personuppgifter

Utöver personlig data som du själv lämnar till oss kan dina uppgifter komma att uppdateras mot folkbokföringsregistret hos Skatteverket. Det kan vara nödvändigt för att säkerställa att uppgifterna är korrekta och för att avtal ska kunna fullgöras.

Vad vi använder dina personuppgifter till (ändamål/syfte)

Generellt sett behandlar (t ex registrerar och lagrar) vi de uppgifter som du lämnat till oss om de är relevanta för att vi ska kunna fullgöra, förbättra och anpassa våra åtaganden och tjänster eller för att kunna kommunicera med dig postalt eller digitalt.

Exempel på hur dina personuppgifter kan komma att användas (om tillämpligt):

• För att bearbeta jobbansökningar när du ansökt eller skickat in en intresseanmälan;
• För att registrera dig som kontaktperson hos samverkanspartner
• För förberedelse för eller administration av de tjänster som vi ingått avtal med dig om till exempel aktivera och utföra fakturering
• För säkerställande av din identitet
• För att kommunicera med dig via olika kanaler, inklusive att tillhandahålla kundservice; om du skickat in en förfrågan eller kundsynpunkt, för att skicka tjänstrelaterade meddelanden, driftinformation, bekräftelser och uppdateringar  
• För viss statistik (så som statistik till SCB Statistiska Centralbyrån eller intern statistik)
• För informationsändamål (Se vidare om Marknadsföring längre ner i texten)
• För utvärdering och kvalitetssäkringsarbete i syfte att kunna utvärdera, utveckla och förbättra våra tjänster och erbjudanden.
• För sammanställningar, om du deltar i en undersökning eller på annat sätt ger feedback om våra tjänster 

Kontakt med oss via sociala medier

När du kontaktar oss via sociala medier, till exempel Facebook, överförs information och personuppgifter alltid till tredje part (det vill säga företaget/organisationen som driver det sociala mediet du använder).

Vi kan tyvärr inte reglera detta men besvarar gärna dina frågor i sociala medier. Om du inte vill att tredje part ska samla in informationen du skickar till oss rekommenderar vi att du istället kontaktar oss på telefon 090-16 10 00.

Hur vi hanterar ditt personnummer

Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat beaktansvärt skäl. Vi minimerar alltid användandet av ditt personnummer i så stor utsträckning som möjligt.

Om du har skyddad identitet eller vill vara anonym

Om du vill utföra en tjänst som kräver inloggning eller identifiering (till exempel Mina sidor) kan du inte ha skyddad identitet eller vara anonym. I och med att du identifierar dig vet systemet att det är du. Har du skyddad identitet är det bättre att du vänder dig personligen till oss. Vi har särskilda säkerhetsrutiner för hantering av skyddade personuppgifter och därför är det är viktigt att du alltid uppger att du har skyddad identitet när du kontaktar oss så att vi kan tillse att rutinerna följs.

Vill du lämna en synpunkt eller kontakta oss anonymt kan du inte lämna med några personliga uppgifter (i till exempel ett e-postmeddelande) eftersom dessa uppgifter registreras och blir det vi kallar offentlig handling.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med

Personuppgifter kan komma att överlämnas till annat bolag inom Umeå Kommunkoncern eller till samarbetspartner (exempelvis tjänsteleverantörer och samverkanspartners).Detta kan vara nödvändigt i samband med att en tjänst levereras från oss. Ytterligare exempel är tjänsteleverantörer som hjälper oss med t ex marknadsföring (print och distribution samt medie- och reklambyråer) och IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).

Om sådant överlämnande av uppgifter sker till någon som biträder oss (s k personuppgiftsbiträde) lämnar Kompetensspridning instruktioner om hur den mottagande parten ska behandla personuppgifterna och om sekretess. Om dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller det mottagande företagets integritetspolicy.

Personuppgifter lämnas regelmässigt inte till bolag i länder utanför EU eller EES. Om så ändå sker lovar vi dig att vi kommer att vidta alla rimliga juridiska, tekniska och organisatoriska åtgärder för att se till att dina data behandlas på ett säkert sätt.

Kompetensspridning omfattas av offentlighetsprincipen och uppgifter i allmänna offentliga handlingar kan komma att lämnas ut till den som begär det, om inte uppgiften omfattas av sekretess.

Marknadsföring

Dina personuppgifter kan komma att användas för utskick av informationsmaterial, inbjudan till aktiviteter samt marknadsföring via hemsida och tryckt material.

Consent Manager

North Sweden Cleantech har integrerat samtyckesverktyget "consentmanager" (www.consentmanager.net) från consentmanager AB (Håltgelvågen 1b, 72348 Västerås, Sverige, info@consentmanager.net) på vår webbplats för att erhålla samtycke för databehandling och användning av cookies eller jämförbara funktioner.

Med hjälp av consentmanager har du möjlighet att antingen samtycka till att cookies används för samtliga ändamål eller samtycka till cookies för enbart vissa ändamål som t.ex funktionsändamål och marknadsföring. De inställningar du har gjort kan även ändras i efterhand. Syftet med att integrera ”consentmanager” är att låta användarna av vår webbplats bestämma över ovannämnda saker och, som en del av den fortsatta användningen av vår webbplats, erbjuda möjligheten att ändra inställningar som redan har gjorts. Genom att använda ”consentmanager” behandlas personuppgifter och information från de slutenheter som används, såsom IP-adressen, av samtyckeshanteraren. Dessutom kan den bearbetade informationen också lagras på din enhet.

Tillgång till dina personuppgifter och information

Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och om du vill veta vilka uppgifter vi har om dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna i form av ett registerutdrag. Tänk på att ifall vi mottar en begäran om tillgång kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person. Ett sådant registerutdrag får du inom en månad efter att vi har mottagit din förfrågan. Under vissa omständigheter (såsom antalet inkomna förfrågningar) kan denna tid utökas till två månader (i så fall blir du informerad om detta inom en månad).

När du lämnar uppgifter till oss har du rätt att få information om att vi behandlar dina personuppgifter och varför vi gör detta. Kontakta gärna oss om du inte tycker att du har fått tillräcklig information.

Rätt till dataportabilitet: Om vår rätt att behandla personuppgifter grundar sig antingen på ett samtycke eller fullgörande av avtal med dig har du rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig, s k dataportabilitet. En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserat.

Säkerhet

Kompetensspridning använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Vi vidtar särskilda fysiska, tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling (såsom otillåten användning, förlust, förstörelse eller skada). Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem. Vi anpassar kontinuerligt våra säkerhetsåtgärder till den fortlöpande tekniska utvecklingen i förhållande till rimlighet samt mängd och känslighet av personuppgifter.

Hur länge behåller vi dina personuppgifter

Vi håller dina uppgifter så länge som nödvändigt för att uppfylla våra avtalsförpliktelser gentemot dig och enligt lagstadgade lagringsperioder för respektive ändamål. Dessa skyldigheter kommer t ex från offentlighets- och sekretesslagstiftning, bokförings- och skattelagstiftning, bank- och penningtvättslagstiftning och arkivlagen. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Det innebär bland annat att vi kommer att ta bort eller anonymisera dina uppgifter (så att de inte kan knytas till dig personligen eller användas till andra syften) och annan information i våra databaser när mellanhavanden i avtalet är slutreglerade. Detta förutsatt att informationen inte längre är nödvändig för det syfte som det samlades in för eller att den bedöms ha ett bevarandevärde utifrån arkivlagen. Uppgifter som är nödvändiga för att kunna fullgöra avtal eller annan laglig grund kan t ex vara insamlade mätvärden, information om avtal, fakturerade produkter och tjänster som därför inte alltid kan begränsas eller raderas.

Ändringar i denna integritetspolicy

Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid på vår webbplats. Sker det större förändringar av vår hantering av personuppgifter kommer du att bli meddelad personligen. Vår hantering av personuppgifter kan t ex komma att ändras om lagstiftningen förändras. Har personuppgiftsbehandlingen reglerats i avtal med kund gäller dock avtalsbestämmelserna tills de ändrats, om det inte är oförenligt med lag eller annan rättsligt bindande bestämmelse.

Kontakta oss vid frågor om dataskydd

Kompetensspridning gör allt för att säkerställa att all data vi behandlar är korrekt. Detta gäller naturligtvis också för all personlig information vi behandlar. Du har rätt att korrigera ofullständig, missvisande eller felaktig information om dig själv, begära ett registerutdrag, invända mot direktmarknadsföring och i viss mån begära radering eller begränsning av dina personuppgifter. Observera dock att vissa lagliga skyldigheter kan hindra oss från att radera samtliga delar av dina personuppgifter. För att skydda din integritet och dina personuppgifter kan vi komma att kräva att du identifierar dig i anslutning till vår assistans.

Enligt dataskyddslagstiftningen har du rätt att lämna klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten; kontakta: imy@imy.se

Mer information om gällande dataskyddslagstiftning finns på www.imy.se

Dataskyddsombud:
Daniel Glaad
Phone: +4673-620 01 25
E-mail: dso.ukf@insatt.com

Personuppgiftsansvarig:
Kompetensspridning i Umeå AB
Rådhusesplanaden 8
903 28 UMEÅ

Telefon: 090-16 10 00
E-post: dataskydd.ukf@umea.se