26 okt 2020

Succén med INUDSTRY INSIGHT fortsätter, denna gång med offentliga direktupphandlingar

Offentliga upphandlingar öppnar upp för stora möjligheter för företagen men kan också kännas som en utmaning att ta sig an - hur ska små och medelstora företag ha en chans bland upphandlingsanbuden? Var kan företag får råd inför upphandlingsanbud? Upphandlar kommunen allt via upphandlingsportaler?

Senast i serien INDUSTRY INSIGHT från projektet Future Cleantech Solutions fick deltagarna insikt i tillvägagångssätt för att hitta och vinna upphandlingar där Vasa lyftes som case. Stadsdirektör Tomas Häyry berättade om förhållandet mellan kommun och företag i Vasa. Vasa strävar efter att bli den mest företagsvänliga kommen i Finland. De har därför arbetat metodiskt med att förstå vad företagarna behöver och dessutom  för de en dialog för att ge företagen insikt i hur kommunens upphandlingar fungerar. 

Annonsering av upphandlingar

Den största delen av upphandlingar i Finland registreras inte på det nationella upphandlingsregistret HILMA. Oftast blir det direkta upphandlingar som läggs ut på kommunens hemsida. Tomas Häyry trycker på vikten av att hålla sig uppdaterad på deras hemsida för att ha koll på vilka upphandlingar som ligger ute. Något som Jonna Törnroos, jurist vid Rådgivningsenheten för offentlig upphandling hos Finlands kommunförbund påpekar. Kommuner och myndigheter har ingen skyldighet att annonsera de upphandlingar som understiger tröskelvärden för EU- och nationell upphandling på HILMA. Hon tipsar även om att ringa myndigheter eftersom de har en skyldighet att berätta vilka upphandlingar de har och vilka som är på gång. Mari Pohjanniemi-Kivi, verksamhetsledare på Vasa Företagarförening, menar att de allra minsta upphandlingarna på under 5000 EURO inte annonseras någonstans, det görs direktupphandlingar. Därför måste företagen vara aktiva och presentera sig för myndigheter och kommuner, visa att företaget finns och vilka lösningar de erbjuder.

Har små och medelstora företag någon chans att vinna upphandlingar?

Pekka Liukkonen, upphandlingschef på Vasa kommun, säger att Vasas målsättning är att små och medelstora företag ska lika stor chans som större företag att vinna upphandlingar. Dialogen med företagen är viktig och han  ser gärna att de tar kontakt med kommunens upphandlingsenhet så att kommunen har kunskap om vilka företag som finns på marknaden. Upphandlingsmentorn Erik Sjöberg, menar att det är viktigt att företagen vet om att de direkta upphandlingarna finns, att det kan vara lättare att vinna en sådan. Han säger att små och medelstora företag kan få problem med att hänga med i de stora upphandlingarna, men att de kan följa med som underleverantörer till någon större aktör.

Råd och stöd

Det finns många likheter gällande upphandling mellan Sverige och Finland. Något som lyftes var att det kan vara svårt att veta hur upphandlingar fungerar, vem som bör kontaktas och så vidare. Erika Hanses, upphandlingsjurist på Upphandlingsmyndigheten i Sverige berättade om hur de stöttar och utvecklar den offentliga affären bland annat genom en frågeservice dit företag kan vända sig. Dessutom har de tagit fram olika grundstöd för hur offentliga affärer fungerar. Rådgivningsmyndigheten för offentlig upphandling kan ge stöd till myndigheter kring förfarandet vid en upphandling, medan Företagarna i Finland ger råd och stöd till företagen. I Vasa underlättas kontakter med kommunens upphandlingsenhet genom att ha kontaktpersoner. De för dessutom en aktiv dialog med företagen.

Webinaret var välbesökt och bidrog med tips och råd för hur företag kan arbeta för att få chansen att vinna offentliga upphandlingar, då framförallt direktupphandlingar.

• För en dialog med kommuner och myndigheter för att synliggöra företaget
• Håll koll på kommuner och myndigheters hemsidor
• Ring myndigheter för att få information om aktuella och kommande upphandlingar
• Kontakta upphandlingsenheten på Vasa kommun, Rådgivningsmyndigheten för offentlig upphandling, Företagarna i Finland eller Upphandlingsmyndigheten

För projektet Future Cleantech Solutions som arbetar med att stärka gränsöverskridande samarbeten och skapa affärsmöjligheter för små och mellanstora företag, har fokus för webinarserien varit att lyfta satsningar som sker i Kvarken-regionen och vilka utmaningar och behov som finns. Men också hur små och medelstora företag ska kunna göra affärer med dessa och att få hjälp och råd med upphandlingsförfarandet ger dessa företag möjlighet att framgångsrikt lämna anbud och därigenom göra mer affärer. 

INDUSTRY INSIGHT med Offentliga upphandlingar - kommunen som kund på Youtube

Projektet finansieras av Interreg Botnia-Atlantica, Österbottens förbund, Region Västerbotten, Region Västernorrland, VASEK, Teknologicenter Merinova, Vasa stad, Karleby stad, KOSEK, Umeå kommun, Umeå Energi, Skellefteå kommun, Skellefteå Kraft och Örnsköldsvik kommun.